Cu toții ne dorim să lucrăm mai inteligent, să eliminăm din procesele și hârtiile inutile și în același timp să avem o evidență clară asupra muncii noastre. Să ne planificăm corect activitatea și să ne îmbunătățim productivitatea.
Cum putem să facem asta? Printr-un instrument care automatizează modul în care ne gestionăm timpul, sarcinile și proiectele în echipă.
Tassis este un mediu integrat care susține organizarea și abordarea strategică, prin rapoarte transparente și exacte, ușor de generat și analizat.
Unde poți genera rapoartele Tassis?
După ce te loghezi în aplicația Tassis, în meniul principal vei găsi modulul Statistici, divizat în cele 5 tipuri de rapoarte: Panou Angajați, Raport Activități, Raport Echipă, Foaie Colectivă de Prezență și Șablon Pontaj.
Iată 11 situații concrete în care rapoartele Tassis te sprijină în activitatea ta de manager, coordonator de echipă sau specialist în resurse umane:
1. Te pregătești pentru o ședință 1 la 1
Întâlnirile one-to-one periodice sunt un mod valoros de a te conecta cu echipa și de a lua pulsul satisfacției angajaților, dar și de a identifica ce poate fi îmbunătățit.
Pentru ca timpul pe care îl investești în aceste sesiuni să fie bine folosit, e absolut necesar să te pregătești înainte.
Daca vrei să obții o imagine de ansamblu asupra activităților unui angajat, accesează secțiunea Panou Angajați, selectează persoana și intervalul de timp dorite, iar aplicația îți va reprezenta vizual:
- proiectele în care este implicat angajatul și numărul de ore alocate pentru fiecare;
- calendarul pontajelor și activităților – la ce proiecte a lucrat într-o zi anume și pentru cât timp.
2. Urmează să discuți despre o mărire de salariu
Atunci când unul din membrii echipei solicită reevaluarea pachetului de beneficii, punctul de plecare al discuției este modul în care angajatul își respectă angajamentele în prezent.
Verifică aceste detalii din Panoul Angajați. După ce selectezi angajatul și intervalul de timp, vei afla rapid:
- numărul de ore lucrate vs. ore lucrătoare;
- orele suplimentare prestate;
- numărul de proiecte în care este implicat.
3. Ai nevoie să raportezi clienților despre activitatea din proiect
Ca să-ți menții clienții mulțumiți și conectați la ritmul de lucru din cadrul unui proiect, este nevoie să transmiți raportări periodice – de exemplu, să le arăți cum ai alocat timpul pe fiecare activitate în parte și în ce fel vă încadrați în graficul propus.
Alteori, dorești să semnalezi depășirea estimărilor inițiale de timp, care aduc la pachet modificări de buget.
Cum procedezi? În Raport Activități, selectezi clientul, proiectul/proiectele despre care raportezi și perioada de timp aleasă și vei obține un grafic vizual cu distribuția activităților pe proiect. Poți descărca și fișierul Excel cu orele lucrate vs. orele estimate pentru fiecare activitate.
4. Este nevoie să faci o realocare de ore pe un anumit proiect
În orice proiect pot apărea situații în care estimarea inițială de timp nu corespunde provocărilor reale. Ca să gestionezi astfel de situații fără să soliciți o modificare de buget, poți analiza distribuția proiectelor pe client și face realocări de ore de la un proiect la altul.
În Raport Activități, selectezi clientul și toate proiectele active, iar în raportul Excel vei obține situația orelor lucrate vs. orelor estimate pe fiecare proiect.
5. Vrei să verifici gradul de încărcare al angajaților tăi
Atunci când vrei să vezi ce angajați sunt implicați într-un anumit proiect sau în toate proiectele atribuite unui client și să afli câte ore au lucrat într-un interval dat, poți afla aceste informații din Raport Activități – Distribuția utilizatorilor pe proiecte.
Fișierul Excel te va ajuta să analizezi comparativ gradul de încărcare al membrilor echipei de proiect – informații care îți indică pe cine te poți baza pentru task-uri suplimentare.
6. Analizezi rentabilitatea proiectelor
Oricând dorești să analizezi dacă un proiect este profitabil pentru compania ta, poți corela datele financiare cu graficele vizuale generate în zona de Raport Activități.
Selectezi clientul pentru care dorești raportarea, proiectul care te interesează și intervalul de timp dorit și vei obține astfel un overview sugestiv:
- distribuția activităților pe proiect și orele bifate pe fiecare dintre ele;
- distribuția utilizatorilor pe proiecte și orele lucrate de fiecare angajat în parte;
- distribuția proiectelor pe client – ca să vezi ce pondere are proiectul curent prin comparație cu altele, de la același client.
- numărul total de ore lucrate în proiect.
7. Evaluezi performanța angajaților
Nivelul de implicare al angajaților tăi și angajamentul lor față de obiectivele asumate în organizație este reflectat și de modul în care aceștia respectă norma de lucru.
Poți verifica acest aspect în zona de Raport Echipă, unde ai două variante de analiză:
selectezi un singur angajat – caz în care vei obține un raport individual;
selectezi mai mulți angajați cu același rol / membri ai aceleiași echipe – pentru o evaluare comparativă (vezi primul grafic din imaginea de mai jos).
Descărcând fișierul Excel, vei obține lista de angajați selectați, cu orele conform normă vs. orele lucrate vs. ore nerepartizate pe pontaj.
Iar dacă îți dorești să extragi mult mai multe e date despre modul de lucru al angajaților tăi, apasă butonul Descarcă detalii și vei genera un raport amănunțit care cuprinde informații despre:
- orele de pontaj (începutul și sfârșitul zilei de lucru);
- numărul de ore lucrate/zi;
- proiectele și activitățile dedicate;
- regimul de lucru (la sediu/telemuncă);
- statusul actualizat și comentariile angajaților pe marginea activităților.
8. Vrei să estimezi necesarul de resurse pentru un nou proiect
Un nou proiect – o nouă provocare și multe calcule. Adesea, este mai simplu, ca project manager, să te uiți la proiectele similare lucrate de o echipă pentru a anticipa resursele umane și financiare necesare.
În zona Raport Echipă, raportul atașat graficului Raport Proiecte îți arată în ce proiecte sunt implicați anumiți angajați și ce efort a alocat fiecare în cadrul acestora.
9.Vrei să pui ordine în ritmul de lucru al unei echipe flexibile
Din ce în ce mai multe companii se concentrează pe atingerea obiectivelor decât pe un orar fix. Cu toate acestea, într-o companie cu program flexibil poate fi dificil să ai o evidență clară a graficului de lucru.
Soluția este Foaia colectivă de prezență, pe care o poți genera pentru unul sau mai mulți angajați. Raportul afișează pentru fiecare angajat:
- numărul de ore lucrate/zi;
- orele de pontaj (începutul și sfârșitul zilei de lucru);
- totalul de ore lucrate lunar;
- orele suplimentare;
- orele lucrate în weekend și orele de noapte;
- zilele nelucrate;
- zilele de concediu efectuate și rămase;
- zilele de delegație;
- concediile de boală, maternitate, creștere copil, fără plată.
10. Vrei să pregătești fișa de pontaj pentru ITM
Legislația muncii prevede, așa cum știi, ca firma să țină evidența zilnică a orelor de muncă prestate de fiecare salariat, cu menționarea orei de începere și a celei de sfârșit a programului de lucru.
Ca să fii pregătit pentru raportare, accesează zona Șablon Pontaj și generează fișa de pontaj care respectă șabloanele de lucru, în formatul standardizat agreat de autorități.
În acest fel nu vei mai avea grija erorilor umane și vei economisi timp prețios.
Șabloanele de lucru pot fi cele standard – full time (8 h) și part time (4h) sau pot fi personalizate.
Creează șabloanele necesare în modulul Administrare – Șabloane Program.
Ai întrebări despre rapoartele Tassis? Scrie-ne pe email sau pe chat-ul de pe site și unul dintre specialiștii Tassis îți va sta la dispoziție pentru orice alte detalii.