Cei doi ani de pandemie au adus schimbări semnificative în piața muncii.
Odată ce tot mai multe persoane s-au familiarizat cu munca de acasă și ulterior, cu formatul hibrid de lucru, flexibilitatea programului a devenit un atu mai prețuit ca oricând. Din cealaltă tabără, pentru manageri este important ca nivelul de productivitate să rămână ridicat, independent de stilul de lucru ales de angajați.
Cum poți, ca antreprenor sau lider de echipă, să adaptezi metodele de organizare pentru a avea angajați și fericiți, și eficienți, în același timp?
Răspunsul nostru: pune digitalizarea în centrul proceselor interne. Iată câteva idei concrete:
Implementează un sistem de time-tracking
Un sistem de pontaj electronic te ajută să muți accentul de pe când, pe cum și cât. Cu alte cuvinte, monitorizând numărul de ore lucrate, angajații se responsabilizează să-și îndeplinească sarcinile, chiar dacă nu vin la birou zi de zi sau nu urmează un orar clasic 9-5, iar tu, ca manager, ai liniștea că lucrurile se întâmplă, fără să fii nevoit să apelezi la micromanagement.
Mai mult, pontajul „rezolvă” și contorizarea orelor suplimentare sau a orelor lipsă din normă.
În acest articol poți citi mai multe sugestii de integrare a pontajului în companie.
Programează sesiuni periodice de evaluare bazate pe date concrete
Angajații dau un randament mai bun și sunt mai motivați atunci când se simt văzuți, apreciați, ascultați și primesc feedback constructiv, care le oferă o direcție și o viziune despre viitorul lor în companie. Programul flexibil nu are de ce să interfereze cu evaluarea capacităților acestora.
În strânsă legătură cu pontajul electronic, îți recomandăm să alegi un software care nu doar înregistrează orele, ci și prelucrează datele colectate. Rapoartele generate de un astfel de program te pot ajuta să remarci mai ușor angajații cei mai performanți și pot fi un excelent punct de plecare a discuțiilor 1 la 1.
Folosește un sistem online de project management
Activitatea unei firme rămâne în mișcare când toate lumea știe ce are de făcut. Dar când o parte din colegi lucrează în regim work-from-home, pot apărea și sincope care să necesite call-uri de clarificare sau schimburi lungi de emailuri.
Nu și când proiectele sunt planificate pe etape și task-uri, cu ierarhii clare și responsabili alocați. Un sistem digital de planificare a proiectelor organizează toate aceste aspecte, permite setarea de activități prioritare, alerte pentru deadline-uri și urmărește progresul în timp real.
Angajații vizualizează activitățile care îi sunt alocate și poate raporta către coordonatori, iar managerii au o evidență la zi a calendarului proiectelor și pot interveni pentru a debloca anumite situații.
Simplifică fluxul documentelor în companie
Știi cum se spune, „multe întâlniri puteau fi de fapt un email”. Dar și multe emailuri puteau fi două click-uri. Pentru că de atât e nevoie să trimiți o cerere la resurse umane sau o prezentare de vânzări, de exemplu, când compania folosește un sistem cloud de management al fișierelor.
Îți recomandăm să pui la dispoziție un mediu online care permite stocarea și descărcarea de documente administrativ-financiare (copii după documente, acte adiționale, adeverințe, cheltuieli cu transportul ș.a.), dar și a bibliotecii de documente interne (prezentări, broșuri, cărți, rapoarte, template-uri ș.a.).
Automatizează procesele de HR
Chiar dacă activitățile administrative nu pot fi evitate, trebuie să admitem că acestea, cumulate pe decursul unei luni, risipesc energie și timp. Completarea și aprobarea cererilor de concediu, a ordinelor de deplasare, eliberarea adeverințelor de salariat, emiterea fișelor de pontaj cerute de ITM se numără printre cele mai uzuale.
Te sfătuim să alegi un instrument digital de office management care îți oferă posibilitatea de precompletare a documentelor-tip și transmiterea lor internă către angajați, fără hârtii și emailuri. Vezi aici cum funcționează.
Din experiența noastră, vei observa efectele pozitive ale utilizării acestor 5 metode bazate pe digitalizare în decurs de numai câteva săptămâni.
Pentru a le integra cât mai firesc în ritmul companiei, este ideal să le găsești într-o singură aplicație multispecializată, fără să investești în mai multe subscripții separate.Tassis este aplicația care le are pe toate: managementul timpului și al activităților, plus administrarea echipei, într-un format disponibil și pe desktop, și pe mobil.
Peste 1000 de utilizatori îl folosesc deja zilnic; vezi ce poate face și pentru echipa ta!