În articolul anterior am discutat despre digital overload – birocrația digitală care s-a accentuat odată cu ascensiunea muncii hibride. Cum una dintre sursele principale de oboseală digitală cronică din orice companie este schimbul de informații și documente, am căutat soluții concrete.
Eforturile echipei noastre s-au materializat în două funcționalități noi pentru managementul documentelor electronice, disponibile acum tuturor utilizatorilor Tassis.
Noi le folosim deja și suntem siguri că îți vor fi utile și ție, ca lider de echipă sau manager de resurse umane.
1. Cereri și documente generate în câteva secunde
Emiterea și completarea documentelor tip, precum cererile de concediu sau adeverințele de angajator se numără printre cele mai consumatoare de timp activități administrative.
În Tassis, generarea acestor formulare se poate face cu doar câteva click-uri:
- Accesează modululul Administrare din meniul principal aflat în stânga paginii și selectează secțiunea Documente și cereri.
- În tabul Șabloane standard Tassis, ai la dispoziție câteva tipuri de documente și cereri standard, pe care le poți autocompleta, genera și salva pentru fiecare membru al echipei tale.
Iată cum vei proceda pentru eliberarea unei adeverințe de salariat:
Ca să completezi documentul, alege opțiunea Generează, apoi selectează din listă utilizatorul (angajatul) și apasă butonul Generare document utilizator.
După generarea documentului, îți rămâne doar să adaugi data și numărul intern de înregistrare.
Documentul completat poate fi descărcat și/sau salvat, pentru o reutilizare ulterioară.
Dacă, de exemplu, vei avea de generat luna viitoare același tip de documente pentru același angajat, nu va mai fi nevoie să reiei toți pașii.
- În tabul Șabloane personalizate, ai posibilitatea să încarci și propriile drafturi de documente interne pe care le folosiți în companie.
Apasă butonul Încarcă document și selectează un fișier în format Word.
După încarcare, vei avea la dispoziție o listă de substituenți pe care să-i inserezi în documentul încărcat de tine.
Utilizarea acestora va transforma fișierul tău într-un șablon care preia automat detaliile angajaților, după pașii de generare descriși mai sus.
- Documentele autocompletate pe care le salvezi le găsești în tabul Documente generate și salvate.
Bine de știut: funcționalitatea Documente și cereri este activă doar pentru utilizatorii de tip admin; angajații nu au permisiunea să acceseze, să emită sau să modifice documentele.
Un sistem simplu de dosare online
Companiile care folosesc un sistem local de stocare a documentelor – pe memoria stațiilor de lucru – tind să petreacă mai mult timp căutând fișierele de care au nevoie, iar pentru a transfera fișiere către angajați, se bazează adesea pe email sau aplicații de mesagerie.
Schimburile de email durează, mesajele pot fi ușor rătăcite, iar hard disk-urile pot ceda.
Mult mai eficientă este stocarea pe un drive de companie, prin care toți angajații au acces la informațiile de interes în timp real și le pot descărca rapid.
Acum poți organiza stocarea fișierelor în Tassis fără să apelezi la o platformă cloud adițională:
- Accesează modulul Echipă din meniul principal și selectează opțiunea Documente companie.
Acesta este dosarul comun, accesibill tuturor utilizatorilor din compania ta.
Te încurajăm să-l folosești pentru distribuirea de documente generaliste, precum cererile de concediu, regulamentele interne, ordine de deplasare, manualul de branding și elementele de identitate vizuală ș.a.
Poți încărca aproape orice format de document, iar acesta va deveni imediat vizibil pentru toți utilizatorii.
Ca să organizezi mai bine fișierele, le poți atribui tag-uri, care îți permit să sortezi mai ușor la o căutare viitoare.
Pentru a șterge sau descărca un fișier, dă click dreapta și alege opțiunea dorită.
Doar persoana care a încărcat un document are dreptul de a-l șterge, așa că nu există riscul ca fișierele puse de tine să se piardă.
La selecția multiplă, fișierele pot fi descărcate sub formă de arhivă.
- Tot în modulul Echipă vei găsi și opțiunea Fișiere utilizator – dosarul personal al fiecărui angajat.
Utilizatorii pot încărca aici documente fișiere private, precum: copii după actele de identitate, contractul de muncă, adeverințe și cereri completate cu datele proprii, documente financiare pentru decontare ș.a., pe care vor să le aibă la îndemână sau să le trimită managerilor.
Conținutul acestui folder este restricționat, fiind vizibil exclusiv userului individual și liderului de echipă/managerului.
Te invităm să testezi cele două soluții și să ne spui în comentarii cum te-au ajutat să reduci din zumzetul digital și să faci loc pentru o organizare mai eficientă.