Vara este prin excelență perioada vacanțelor: cei mai mulți dintre angajați aleg să își utilizeze zilele alocate pentru concediul de odihnă în lunile calde. Cum se planifică și cum se acordă corect concediul? Ce reguli legislative trebuie respectate? Cum poate o companie să se organizeze pentru a asigura continuitatea proiectelor în curs?
Te invităm să citești în continuare ca să afli răspunsul la toate aceste întrebări.
Ce spune Codul Muncii
Concediul de odhină este un drept garantat pentru orice salariat din România, indiferent de norma de lucru. Durata concediului se stabilește de fiecare angajator, se poate negocia la angajare și se stipulează în contractul individual de muncă, însă aceasta nu poate fi mai mică de 20 de zile lucrătoare.
În ultimii ani,numeroase companii au ales să le ofere angajaților zile suplimentare de concediu de odihnă, fie garantate, fie ca bonus pentru vechimea în companie. De asemenea, anumite categorii speciale de angajați beneficiază de un concediu de odihnă extins.
Dacă o persoană s-a angajat în decursul anului, numărul de zile de concediu de odihnă care i se cuvin este proporțional cu durata scursă de la data angajării și până la 31 decembrie a anului în curs.
- Zilele libere legale sunt zile de concediu? Nu. Sărbătorile legale, precum și zilele acordate pentru evenimente familiale (căsătorie, nașterea unui copil, decesul unei rude) nu se cumulează cu perioada concediului de odihnă. La fel stau lucrurile și în cazul zilelor compensatorii pentru ore suplimentare – acestea sunt un drept separat.
- Ce se întâmplă cu zilele de concediu neefectuate? Aceste zile se raportează pentru anul viitor și trebuie efectuate în următoarele 18 luni.
- Se poate cumula concediul de odihnă? Concediul de odihnă nu poate coincide cu concediul medical, cel de maternitate sau de îngrijire a copilului bolnav. În cazul în care concediul de odihnă se suprapune cu una dintre situațiile descrise anterior, acesta se suspendă și se reia la o dată ulterioară.
- Se poate întrerupe concediul de odihnă? În cazul unei urgențe majore, compania îi poate solicita angajatului să revină mai devreme din concediul de odihnă, însă din punct de vedere legal, are obligația de a acoperi toate cheltuielile cauzate de acest lucru.
- Se pot înlocui cu bani zilele de concediu? Nu. Zilele de vacanță nu pot fi compensate în bani decât ca excepție, dacă rămân neefectuate în momentul încetării contractului de muncă.
- Cum se plătește concediul de odihnă? Angajatul primește o indemnizație de concediu care corespunde mediei salariului de bază din ultimei trei luni. În această medie sunt incluse sporurile prevăzute prin contract, dar nu și tichetele de masă.
Îndemnizația de concediu va fi achitată de angajator cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de data la care angajatul pleacă în concediu.
Cum se planifică concediile de odihnă, conform legii
Deși zilele de concediu sunt un drept garantat, acestea se acordă în baza unei programări, care se discută și se agreează de ambele părți. Perioada de concediu nu poate fi impusă unilateral nici de angajator, nici de angajat.
Programarea individuală concediului de odihnă se face la finalul anului curent pentru anul următor și prin aceasta se pot stabili fie datele propriu-zise, fie perioada (o plajă de max. 3 luni) de efectuare a concediului de odihnă.
Teoretic, după stabilirea programării, angajatul trebuie să depună o cerere de concediu cu cel puțin 60 de zile înainte de data propriu-zisă a vacanței. Practic, compania poate să specifice în regulamentul intern un termen mai mic pentru depunerea cererilor de concediu.
Angajatorul are obligația să aprobe cererile de concediu care respectă programarea și dreptul de a respinge, când consideră necesar, cererile neprevăzute.
Acest model de programare este, în realitate, flexibil; adică nu este deloc neobișnuit să solicităm (și să primim) una sau 2-3 zile de concediu în afara „vacanței principale” programate. Mai ales în domeniul serviciilor, acest tip de flexibilitate face parte din pachetul de motivare a angajaților și a devenit o normalitate. Chiar și așa, comunicarea este cheie în astfel de situații, pentru ca activitatea companiei să nu fie afectată de mini-concediile spontane.
Un alt lucru important de menționat: chiar dacă o persoană dorește să își ia cele 20+ zile de concediu fracționat, este obligatoriu ca aceasta să beneficieze de cel puțin 10 zile lucrătoare neîntrerupte de concediu.
Gestionarea ușoară a concediilor de odihnă
Legislația concediilor de odihnă nu este neapărat complicată, însă organizarea zilelor libere, mai ales pe perioada de vară, se poate dovedi stresantă.
Fiecare manager, coordonator de echipă sau responsabil HR are responsabilitatea de a coordona datele astfel încât și angajații să fie mulțumiți, și business-ul să rămână în mișcare.
Tassis, aplicația completă de gestionare a timpului, proiectelor și activităților, oferă câteva funcționalități care automatizează tot acest proces și reduc din timpul petrecut cu formalitățile:
- Solicitare de concediu cu un click
Fiecare angajat poate accesa, în secțiunea Echipă – Concedii, funcția Adaugă concediu, unde va completa data de început/sfârșit, tipul concediului și va desemna un înlocuitor. Cererea va primi statusul În Așteptare până la aprobarea liderului. Funcția este disponibilă și administratorilor de cont, care au activată permisiunea de a crea concedii fără aprobare ulterioară.
- Prelucrare rapidă a cererilor de concediu
Liderii de echipe sau responsabililii HR găsesc în contul lor – în secțiunea Echipă – Concedii toate cererile primite, pe care le pot aproba sau respinge cu un singur click, în acord cu programarea internă, după care angajații vor primi răspunsul pe email. De fiecare dată când o cerere nouă de concediu este primită, administratorul/liderul primește o notificare în contul Tassis și pe email.
- Cereri de concediu precompletate
Pentru a elima obiceiul de completare manuală a cererilor de concediu cerute de ITM, în secțiunea Administrare – Documente și Cereri – Șabloane personalizate se pot încarca modelul de cerere folosit de companie, în format Word. Ulterior, administratorul poate autocompleta aceste cereri cu data de început/sfârșit a concediului și numele angajatului care solicită concediul în doar 20 de secunde. Detalii suplimentare și pași de urmat, aici.
- Status clar al zilelor de concediu efectuate
Orice angajat înrolat în Tassis poate consulta în secțiunea Echipă – Concedii situația la zi: câte zile de concediu are alocate, câte au fost efectuate, câte au fost planificate și câte mai sunt disponibile pentru anul în curs.
- Ajutor în planificarea anuală a concediilor
Utilizatorii cu rol de administator pot genera automat un raport al concediilor pe anul curent pentru toți angajații.
Folosind acest document, aceștia se pot organiza atât pe parcursul anului (notificând angajații care nu și-au făcut încă programările, de exemplu), cât și la final de an, când se pot vedea câte zile de concediu neefectuate necesită raportare pe anul următor.
Tu ce instrumente folosești în acest moment pentru gestionarea concediilor de odihnă?
Ne-ar plăcea să ne povestești experiența ta de până acum. Iar dacă vrei să treci la Tassis și ai nevoie de ghidaj, suntem bucuroși să te ajutăm: scrie-ne la contact@tassis.ro.