Pe blogul nostru ai aflat deja despre beneficiile gestionării eficiente a timpului și valoarea flexibilității la locul de muncă. Iar în articolul anterior, am vorbit despre cum îți poți motiva echipa aflată la distanță cu ajutorul unui sistem de pontaj electronic.
Dacă argumentele noastre te-au convins și vrei să treci la fapte, în articolul de față vei găsi exact ceea ce căutai: strategii și metode care te ajută să integrezi natural pontajul în modul de lucru al echipei tale.
Clarifică-ți motivele pentru care dorești să utilizezi pontajul timpului
Așa cum spune Simon Sinek, începe cu „de ce?”. Intenția contează.
Analizează motivele pentru care dorești să implementezi pontajul timpului, pentru a identifica care sunt rezultatele pe care le aștepți.
Poate că vrei să reduci din activitățile care ocupă prea mult timp și nu aduc valoare proporțională, să identifici blocajele sau să faci o alocare mai bună a resurselor pe proiecte. Ori cauți un mod de a crește gradul de implicare al angajaților. Oricare ar fi rațiunile pentru care vrei ca angajații să-și ponteze timpul lucrat, e important să le pui pe hârtie și să extragi de acolo beneficiile pe care le poate câștiga, specific, compania ta.
Alege un time tracker potrivit
Sunt o mulțime de time trackere din care să alegi, important este să te oprești la cel care răspunde cel mai bine nevoilor din organizație.
Un program de pontaj electronic bun trebuie să fie ușor de folosit și să aibă o interfață prietenoasă, pentru ca înregistrarea timpului lucrat să nu fie privită ca o sarcină în plus pe agenda zilnică.
Cu ajutorul Tassis, pontajul nu necesită mai mult de două minute și se poate face de pe orice dispozitiv. Mai mult, aplicația integrează pontajul electronic și cu alte funcționalități pentru managementul proiectelor, administrarea echipei și a proceselor de HR și îți oferă acces la rapoarte detaliate care te ajută, ca manager, să analizezi strategic munca echipei și să crești productivitatea.
Stabilește o politică de pontaj transparentă și explicită
Lucrurile funcționează bine atunci când toată lumea știe ce are de făcut. Odată ce ai stabilit obiectivele și platforma pe care o veți utiliza pentru time tracking, trasează o politică de pontaj pe care să o pui la dispoziția echipei.
Un astfel de document ar trebui să includă, în primul rând, instrucțiuni detaliate despre programul de pontaj – ce funcționalități are și cum se folosesc fiecare.
Oferă detalii despre task-urile care urmează a fi pontate, momentul de începere / sfârșit al pontajului, cum se procedează cu pauzele și include și exemple practice din activitatea voastră. Privește politica de pontaj ca pe o resursă la care angajații pot reveni ori de câte ori au nevoie să-și clarifice anumite aspecte.
Discută deschis cu angajații
Când toată infrastructura pentru pontaj este pregătită, programează o întâlnire de echipă în care să comunici deschis de ce ai luat această decizie, care sunt așteptările tale de la acest proces și ce avantaje va aduce monitorizarea timpului de lucru.
Unii angajați pot fi reticenți inițial, însă este important să rămâi deschis la îngrijorările lor. Explică-le onest că pontajul îi va ajuta să-și prezinte mai transparent contribuția, să fie eficienți chiar și când au un program flexibil și că raportarea orelor suplimentare va fi mai simplă.
Acum este un bun prilej să le prezinți politica de pontaj și răspunzi întrebărilor care vor apărea în mod firesc. De exemplu, unii angajați vor fi preocupați de confidențialitate – cine are acces la datele pe care le monitorizează.
Fii pregătit cu răspunsuri punctuale.
Asigură training pentru utilizarea platformei de pontaj
Chiar dacă ai ales o platformă intuitivă, nu te baza numai pe spiritul autodidact al echipei.
Trainingul inițial poate să preîntâmpine frustrări ulterioare legate de felul în care se folosește aplicația de pontaj. După instruirea de bază, ia feedback după una – două săptămâni de utilizare. Organizează o sesiune de prezentare tehnică a platformei în care simulați cum decurge efectiv pontajul și stabilește un responsabil tehnic la care angajații vor putea apela pentru ajutor pe parcurs.
Este indicat ca această persoană să verifice regulat dacă pontajul este făcut corect.
De asemenea, poți pune la îndemână un fișier partajat cu răspunsuri la întrebările frecvente legate de platformă.
Oferă o perioadă de ajustare la noua rutină
Este nevoie de timp pentru ca un obicei nou să se sedimenteze și să intre în reflex, iar pontajul nu face excepție.
Încurajează-ți echipa să folosească mai întâi cea mai simplă funcționalitate a programului de pontaj, ca pe parcurs să-și rafineze înregistrările, adăugând detalii sau comentarii.
Poți seta o perioadă de test de o lună, în care angajații se vor acomoda cu platforma.Creierul uman iubește recompensele, așa că poți lua în considerare un sistem prin care angajații care pontează corect și conștiincios zi de zi primesc la finalul săptămânii / lunii un bonus. Un bilet la film, o zi de vineri mai scurtă cu o oră, o carte – sunt doar câteva sugestii prin care poți stimula implicarea în această fază.
Ghidează prin exemplul personal
Pentru ca angajații să nu perceapă pontajul ca pe o lipsă de încredere în dedicarea lor față de muncă, ci ca pe ceea ce este – o unealtă de îmbunătățire a performanței, arată-le că și tu însuți îți pontezi activitățile zilnice. Disciplina ta îi va inspira și pe ceilalți să fie consecvenți și le va arăta că ești un jucător de echipă.
O idee bună este să testezi programul de pontaj pentru o perioadă de timp înainte de a-l introduce pentru toată lumea și să le prezinți concluziile tale.
Tassis face pontajul electronic să fie simplu. Noi, cei de la Elysian Software – echipa de dezvoltare – îl folosim din 2016 și avem multe insight-uri de împărtășit.
Dacă ai întrebări sau vrei să afli cum ne-a simplificat nouă munca, îți stăm la dispoziție.
Poți solicita și un demo live de 30 de minute cu unul dintre consultanții noștri, care te va ghida printre funcționalitățile platformei.
Toți clienții noștri primesc ghiduri pentru fiecare tip de utilizator, iar pentru echipele mari, putem să organizăm împreună traininguri de implementare.