Noțiunea de management al proiectelor este înconjurată adesea de o aură corporatistă, însă în realitate, este o practică care activează potențialul de eficiență și performanță al organizațiilor de orice dimensiune și din aproape orice industrie.
Dacă în compania ta nu se folosește încă o metodologie de gestionare a proiectelor, rămâi alături de noi. Am reunit în acest text principiile de bază ale managementul proiectelor, câteva informații esențiale despre metodologii și sugestii despre cum poți trece la implementarea unui astfel de sistem, în cel mai scurt timp.
Ce este, mai exact, managementul proiectelor?
Un proiect este un demers planificat, cu o durată de timp definită și un scop clar trasat, care necesită alocarea unor resurse și a unor responsabili și presupune un set de activități interconectate. Fiecare proiect este diferit și ridică provocări particulare, însă poate fi sistematizat pentru a fi atinse cerințele de timp, buget și performanță, tocmai prin managementul proiectelor.
Prin urmare, managementul de proiect este un demers strategic care – prin principii, proceduri, cunoștințe și instrumente de lucru – planifică, implementează și monitorizează activitățile unui proiect de-a lungul tuturor fazelor sale, pentru ca cerințele și obiectivele să fie atinse cu succes.
De ce este important managementul de proiecte?
Chiar dacă poate părea laborios, de fapt, managementul proiectelor salvează timp, bani și nervi. Concret, te ajută să:
- înțelegi rolurile și responsabilitățile fiecărui membru implicat;
- menții nivelul de motivație al echipei – fiecare știe ce are de făcut, într-un interval de timp realist alocat;
- înțelegi ce nu funcționează și să faci schimbări benefice;
- mulțumești clienții, livrând corect, la timp și în limitele bugetului;
- minimizezi pierderile, printr-un control al riscurilor și o imagine de ansamblu coerentă asupra eforturilor implicate.
Fazele managementului de proiecte
Orice demers de management de proiect presupune aceste cinci tipuri de procese:
- Inițierea
Se definesc părțile interesate, obiectivele clientului, misiunea și scopul, obiectivele măsurabile și deadline-ul, se evaluează ce abilități și resurse vor fi antrenate în proiect și se face analiza cost-beneficiu a proiectului. - Planificarea
Se trasează un plan de acțiune pentru a transforma în realitate scopul proiectului, definind jaloanele (milestones), activitățile și livrabilele aferente fiecărei etape. Planificarea de timp este corelată cu alocarea resurselor umane, materiale și financiare. - Execuția
Este implementat proiectul, prin realizarea activităților din planul de acțiune.
Pe parcurs, responsabilii și managerul de proiect comunică îndeaproape, ca să depășească eventualele dificultăți și să se adapteze la nevoile nou identificate. - Monitorizarea și controlul
Se desfășoară în paralel cu procesele de execuție. - Finalizarea
Se evaluează rezultatele obținute și are loc livrarea către beneficiar. Echipa extrage lecțiile învățate pe parcursul proiectului și tranziționează către alte proiecte.
Dacă vrei să începi să explorezi mai în detaliu acest subiect, aici găsești o listă cu e-book-uri gratuite pentru începătorii în project management.
Metologiile folosite în managementul proiectelor
Chiar dacă principiile managementului proiectului sunt aceleași, modalitatea de punere în practică a acestora diferă. Există mai multe metodologii de project management – fiecare are propriul set de principii și practici. Iată doar câteva dintre acestea:
Waterfall
Este metodologia tradițională, care urmează un parcurs liniar. Fiecare stadiu și fiecare task sunt realizate secvențial, înainte de a trece la următorul.
Waterfall necesită o investiție de timp mai mare în fazele de inițiere și planificare, pentru a stabili cât mai clar necesitățile și așteptările. Este un metodologie ușor de înțeles și folosit, foarte clară și organizată. Pe de altă parte, este destul de rigidă. Cum fiecare schimbare apărută într-o fază a proiectului necesită reluarea ciclului de etape, Waterfall este potrivită pentru proiectele scurte, cu cerințe foarte limpede enunțate și pentru echipele care funcționează bine într-un cadru riguros.
Agile
La polul opus, Agile cuprinde faze de proiect mai scurte, desfășurate colaborativ, unele chiar concomitent cu altele. Se lucrează iterativ, se testează des și se îmbunătățește rezultatul din mers. Este o metodologie cu o abordare flexibilă, fără stadii de proiect fixe, care necesită un ciclu constant de feedback. De aceea, Agile este mai potrivită pentru proiectele creative, în care specificațiile rezultatului final nu sunt bătute în cuie și pentru echipe sudate, cu membri care comunică bine între ei.
Scrum
Este o metolodologie derivată din Agile, cu principii și procese similare, dar cu un focus mai mare pe echipele de proiect, care lucrează în „sprint-uri” – etape de lucru de 30 de zile și au meeting-uri zilnice. Rolul de project manager este atenuat, de regulă echipele se organizează singure. Astfel, metoda Scrum este adecvată pentru echipe mici, dinamice și performante, care vor să-și dezvolte abilitățile de leadership în timp ce lucrează la proiecte complexe.
Kanban
Este o metodologie cu o abordare puternic vizuală, care de folosește de tabele și cartonașe pentru a urmări evoluția activităților din proiect. Kanban are la bază filosofia Agile și se aseamănă cu Scrum din punctul de vedere al flexibilității proceselor și a rolurilor, dar se desfășoară într-o manieră mai simplificată, concentrată pe livrarea constantă, chiar dacă alte faze ale proiectului nu au fost încă îndeplinite. De aceea, se potrivește pentru proiectele cu un grad mare de impredictibilitate.
Lean
Este focalizată pe asigurarea unui flow continuu al activităților, economisirea bugetelor și îmbunătățirea calității muncii livrate. Principiul de bază Lean, precursoarea Agile, este de a face mai mult cu mai puțin, eliminând acele părți din proiect care generează risipă de resurse și concentrându-ne pe acele părți care generează cea mai mare valoare pentru beneficiarul final. Metodologia poate fi privită ca o filosofie organizațională de îmbunătățire a performanței și a costurilor.
Alegerea unei metodologii anume depinde de multe variabile și în special, de stilul de lucru și de comunicare din companie. Fiecare manager de proiect poate să opteze pentru metodologia pe care o consideră cea mai potrivită pentru echipa sa.
Și apropo de alegeri, un studiu realizat în 2019 de către Project Management Institute arată că peste 89% dintre project manageri au o abordare hibridă, combinând avantajele Waterfall cu cele Agile și ale derivațiilor sale.
Un instrument complet pentru managementul de proiect
Dacă te-ai decis să dai o șansă managementului de proiect în compania ta, dar nu știi exact de unde să începi, cu Tassis e foarte ușor.
Tassis este o aplicație dezvoltată 100% în România care îți permite, ca lider de echipă, să aloci activități și să le prioritizezi, să setezi deadline-uri, să vizualizezi calendarul activităților și proiectelor și să ai o imagine clară asupra progresului înregistrat de fiecare coleg.
Ulterior, poți genera din aplicație rapoarte și statistici legate de stadiul proiectelor, activitatea angajaților și chiar statusul general pe fiecare client al companiei.
De asemenea, poți administra rolurile din echipe, trasmite anunțuri importante și partaja fișiere importante, iar colegii tăi își pot contoriza timpul lucrat.
Este un real avantaj să ai toate aceste funcționalități esențiale într-o singură platformă de project management.
Începe să explorezi cum te poate ajuta, iar dacă ai întrebări, îți răspundem mereu cu plăcere!