Succesul unui proiect depinde, într-o proporție majoră, de felul în care anticipăm efortul necesar pentru a duce la bun sfârșit taskurile. Dar să iei decizii calculate poate fi o mare provocare atunci când ai de jonglat cu multe variabile și necunoscute, așa cum adesea se întâmplă în industriile dinamice.
Pentru a ușura acest proces de estimare a duratelor task-urilor, metodologia de project management Agile ne oferă câteva tehnici simple pentru estimări în cadrul unei echipe.
Dacă ești la primii pași în project management, îți recomandăm să citești și acest articol introductiv.
Iată 6 dintre metodele Agile folosite de liderii de echipă, pe care le poți împrumuta și în organizația ta:
Planning Poker
Este, probabil, tehnica de estimare Agile cea mai cunoscută și mai utilizată în întâlnirile de planificare, care funcționează optim atunci când avem un număr mai mic de activități (items) de estimat (mai puțin de 10).
În Planning Poker, fiecare persoană primește un set de cărți de joc inscripționate cu numere din șirul lui Fibonacci – în care fiecare număr este suma celor două care îl preced.
Fiecare element din backlog (lista de activități) este adus pe rând în discuție, moment în care fiecare persoană așază pe masă cu fața în jos o carte. Numărul de pe carte corespunde efortului estimat de acea persoană pentru respectiva activitate.
Toate cărțile sunt dezvăluite în același timp, astfel că metoda înlătură atitudinile părtinitoare și „contaminarea” cu opțiunea altor participanți la meeting. Echipa discută estimările de pe cărți până ajunge la un consens.
În cazul în care ești project managerul unei echipe distribuite, să știi că există și variante online de a „juca” Planning Poker.
Dot Voting
Se folosește, ca și Planning Poker, pentru backlog-uri cu un număr mic de activități.
În Dot Voting, fiecare participant primește buline colorate; fiecărei culori îi corespunde un nivel de complexitate (de ex: verde = mic, galben = mediu, roșu = mare).
Task-urile se notează pe o tablă sau pe post-it-uri așezate pe perete. Fiecare persoană votează pe rând, așezând în dreptul task-ului bulina care corespunde gradului de efort necesar estimat.
La final, se numără bulinele de fiecare culoare și se stabiliește gradul de complexitate al activității.
The Bucket System
Această metodă este recomandată pentru proiectele cu un număr mare de activități pe listă, pentru că permite o sortare rapidă. Vei începe prin a pregăti „gălețile”, care, de obicei, sunt de fapt coloane trasate pe tablă sau delimitate de post-it-uri. Bucket-urile reprezintă nivele de complexitate.
Apoi, activitățile sunt notate individual pe bilețele și așezate într-un bol sau într-o grămadă.
Fiecare persoană va extrage aleatoriu câte un bilețel, pe care îl va așeza în bucket-ul care corespunde estimării de efort percepute. Este permis timpul de gândire în limita a două minute per task.
Atunci când cineva extrage un bilețel pe care este notat un task despre care nu are suficiente informații, îl poate pasa altcuiva. Dacă există obiecții legate de plasarea unui task într-un anumit bucket, veți discuta acest lucru în echipă, până ajungeți la un numitor comun.
Large/Small/Uncertain
Este o tehnică cu aceleași principii ca și The Bucket System, dar care permite doar trei estimări aproximative – mare, mic, incert.
Este recomandat să începeți alocarea cu activitățile despre care dețineți ai cele mai multe informații, iar pe cele mai complexe să le discutați în echipă.
Ordering Method (Random Distribution)
Poți apela la această metodă în special atunci când ai o echipă mică ce jonglează cu un număr mare de activități înscrise în backlog. Folosește tabla, masa de ședințe sau peretele pentru a delmita o scală și notează fiecare activitate pe cartoline sau post-it-uri. Activitățile vor fi așezate în mod aleatoriu pe scală, iar fiecare membru al echipei mută câte o activitate pe scală, în funcție de complexitatea estimată.
Oricine poate schimba locul alocat unei activități de către un alt coleg, poate iniția o discuție sau poate spune „pas”.
Ordonarea se încheie după ce toată echipa este mulțumită cu locul activităților pe scala de efort.
Affinity Mapping
Spre deosebire de alte tehnici, aceasta nu se bazează pe ordonare, ci pe afinitate. Scopul este să realizezi o hartă a task-urilor care se aseamănă. Este recomandat să folosești o tablă sau un perete pe care să așezi post-it-urile cu denumiea activităților.
Ca lider, poți începe prin a plasa tu o activitate pe tablă. Ulterior, fiecare activitate este evaluată în echipă și așezată pe tablă – fie lângă prima activitate, fie într-un colț separat.
Procesul este reluat pentru fiecare activitate, până obțineți grupuri de activități care au un fir roșu comun. Ultima parte a procesului Affinity Mapping este prioritizarea grupurilor de activități în funcție de importanța lor și efortul necesar pentru îndeplinire.
Story Points (Relative Estimation)
Acest sistem are la bază atribuirea unei unități de măsură pentru efortul necesar îndeplinirii unei activități – story points. Adesea, pentru stabilirea unității de măsură se folosesc numerele din șirul lui Finbonacci.
În primă fază, echipa decide valorile punctelor acordate (de exemplu, de la 1 la 21: 1, 3, 5, 8, 13, 21). Apoi, alege o activitate din backlog care va juca rol de ancoră și îi atribuie un punctaj. Există și varianta de a alege două activități-ancoră, care să poată fi cotate cu punctaj minim și maxim.
Ulterior, fiecare activitate este discutată și punctată în raport cu ancora/ancorele, ținând cont de principiul șirului lui Fibonacci (ex: efortul estimat pentru o activitate de 8 puncte = efortul estimat pentru un task de 3 puncte + efortul estimat pentru un task de 5 puncte).
Spre deosebire de un sistem clasic de punctaj 1-10 sau 1-5, șirul lui Fibonacci te ajută să te asiguri că estimările nu vor fi prea apropiate unele de altele pentru a fi cu adevărat relevante.
Folosește Tassis pentru a face estimări corecte
În proiectele Agile, estimarea duratelor task-urilor se rafinează continuu de-a lungul duratei de viață a unui proiect și capătă mai multe nuanțe pe parcurs.
Te sfătuim să folosești metodele descrise mai sus în asociere cu un instrument de time management și gestionare a proiectelor. În Tassis, pe măsură ce colectezi date despre task-uri și durata necesară efectuării lor prin tehnicile Agile, poți introduce estimările în activități.
După realizarea activităților, aplicația îți permite să extragi rapoarte pentru a compara estimarea cu durata efectivă de lucru. În acest fel, poți îmbunătăți predicțiile pentru proiectele viitoare.
Aici îți poți crea un cont nou, iar dacă ai nevoie de mai multe informații, ne poți scrie oricând.