Pentru noi, cei de la Elysian Software, Tassis face parte din rutina zilnică de organizare și productivitate. Este, dacă vrei, asistentul virtual care ne ajută să ne prioritizăm sarcinile, să reducem din procesele birocratice și consumatoare de resurse și să menținem un flux ordonat al informației în organizație.
Dacă și tu faci parte dintr-o companie de servicii mică sau medie, dar cu ambiții mari, acest studiu de caz este pentru tine. Credem în puterea exemplului, așa că te invităm să afli cum ne acoperă nouă Tassis nevoile.
Vei afla de la colegii noștri, Radu Miloș – cofondator și CTO și Rebeca Mureșan– team manager, cum au integrat aplicația în programul lor, ce funcționalități folosesc cel mai des și cât timp economisesc astfel.
Cum am început și cum am ajuns la formula actuală
Tassis este „deschis” companiilor și freelancerilor din 2020, însă înainte de a deveni prima aplicație de pontaj online și management al echipelor și proiectelor din România, am folosit-o intern timp de aproape 5 ani.
Când am conceput platforma, în 2016, ne doream să oferim mai multă flexibilitate echipei noastre și, în același timp, să avem o transparență a muncii depuse de fiecare coleg. Am învățat treptat în ce feluri ne ajută și am început să sesizăm și alte nevoi, așa că am continuat să dezvoltăm aplicația și dincolo de pontajul electronic, în așa fel încât să ne sprijine în planificarea proiectelor și în automatizarea documentelor cerute de legislația muncii. Încercasem deja alte aplicații nișate – axate pe project management, time tracking sau HR, însă am realizat că pentru o companie mică sau mijlocie, este costisitor (și chiar complicat) să folosească mai multe aplicații specializate în același timp.
Rezultatele au fost cele pe care noi le așteptam. Angajații au devenit mai autonomi, șirurile de email s-au redus, la fel ca și nevoia de ședințe lungi. Managerii și liderii de echipe au o viziune mult mai clară asupra proiectelor – lucru care ne să facem estimări mai bune, să ne dozăm eforturile corect și să fim mai profitabili.
În pandemie, am reușit să tranziționăm către o echipă distribuită care funcționează și de la birou, și de acasă, și dintr-un B&B de la munte și reușește să mențină granița, uneori încețoșată, dintre job și viață personală.
Radu Miloș: „Aș pierde 15-20 ore în fiecare lună dacă ar trebui să gestionez proiectele și resursele manual”
Tassis este mereu deschis într-o filă din browser-ul lui Radu, ca să poată avea un overview rapid asupra colegilor activi, atunci când vrea să organizeze ședințe de lucru sau întâlniri 1 la 1.
Radu apelează des și la zona de Statistici, pentru a genera rapoarte detaliate ale activităților și proiectelor. Din Panou Angajați, verifică lunar graficul fiecărui angajat, pentru a vedea care este gradul de încărcare, pe cine se poate baza pentru noi proiecte, dar și ce ore suplimentare au fost efectuate și necesită trimise la plată.
Din acest punct de vedere, îl ajută și funcționalitățile de Concedii și Delegații, din zona Echipă, de care se ajută atunci când formează noi echipe de proiect sau când face plățile diurnei.
Tot lunar, dar și ori de câte ori e nevoie, verifică statusul proiectelor în curs folosind zona Raport Activități. Rapoartele obținute aici îi oferă informații despre angajații implicați și numărul de ore investite de fiecare, numărul de ore pontate pentru fiecare activitate din proiect, cât și despre situația orelor lucrate vs. orele estimate.
Aceste date îi sunt esențiale pentru a înțelege care sunt costurile reale ale proiectelor, a gestiona cursul activităților și a face corecții de timp, buget sau resurse. Totodată, Radu poate trimite rapoartele cu situația la zi clienților pentru care se emit facturi conform unui tarif orar.
Cele mai mari beneficii le obține, așadar, prin monitorizarea gradului de încărcare a echipei și a distribuției proiectelor în companie. Fără Tassis, Radu spune că ar fi nevoit să folosească mai mult emailul și Excel-ul, iar atunci când gestionezi anual până la 15 proiecte care se întind chiar și pe decursul a 10 luni, ar irosi constant ore prețioase, pe care altfel le poate aloca dezvoltării business-ului și inovației.
Rebeca Mureșan: „Verificarea pontajelor durează cel mult 10 minute zilnic, pentru o echipă de 20 de membri”
Când ni s-a alăturat, acum 3 ani, Tassis era deja implementat, așa că aplicația a făcut mereu parte din procesele specifice de HR pe care Rebeca le derulează zilnic.
A contribuit chiar și la testarea ei, pe măsură ce am adăugat funcționalități noi. 🙂
Pentru că Rebeca este cea care are grijă ca fiecare dintre noi să fie în ordine cu timpul și sarcinile alocate, ea folosește intens zona de Echipă din panoul de control.
Zilnic, verifică în doar câteva minute pontajele echipei, corelate cu proiectele în curs și regimul de muncă agreat, fără să fie nevoită să centralizeze tabele cu rapoarte întocmite manual, care ar fura din timpul și motivația tuturor.
Săptămânal, face o verificare a orelor lucrate, pentru a ști dacă e cazul ca unul dintre colegi să recupereze, iar lunar, alcătuiește raportul orelor lucrate, pentru a se asigura că fiecare coechipier s-a încadrat în normă.
Tot pontajele îi permit să vadă atunci când un coleg lucrează constant peste program și a acumulat zile de concediu suplimentare.
La Elysian, suntem o echipă care lucrează în regim hibrid, după program flexibil – fiecare coleg poate munci și de acasă, și de la birou, la orele la care este cel mai productiv, atâta vreme cât sarcinile sunt acoperite. Este un avantaj pentru care suntem recunoscători, dar știm că situația poate deveni repede complicată din punct de vedere administrativ.
Rebeca reușește să țină lucrurile sub control cu funcționalitatea Foaie Colectivă de Prezență – care generează un sumar detaliat, cuprinzând orele lucrate efectiv în fiecare zi, data de începere și de sfârșit a pontajului, totalul orelor lucrate, orele suplimentare, zilele de concediu ș.a.
Folosește lunar acest instrument, în tandem cu Șablonul Pontaj, cu care generează în câteva secunde raportul pentru ITM, în formatul standardizat cerut de legislație.
Pe lângă verificarea normelor de lucru, Tassis o ajută pe Rebeca să emită, prelucreze și organizeze mult mai rapid și mai ordonat documentele.
Cererile de concediu se generează automat și se aprobă cu un click, iar fiecare angajat are propriul său dosar, în care poate să adauge cheltuielile din delegații, copiile necesare după documente și să primească adeverințe de la angajator.
Promitem să revenim și cu alte impresii despre cum folosim Tassis. Între timp, poți programa un demo gratuit pentru un tur al aplicației.
Ai întrebări pentru Radu sau Rebeca? Le poți scrie la team@tassis.ro.
Verifică și celelalte articole de pe blogul nostru, în care am abordat teme conexe, precum digitalizarea departamentului de HR, gestionarea echipei de la distanță sau implementarea pontajului.