Pontajul electronic este un instrument de project management cu rezultate dovedite: mai multă transparență și claritate, productivitate crescută și estimări de timp net mai exacte.
Mai mult, companiile care folosesc pontajul reușesc să identifice task-urile care consumă prea multe resurse și să optimizeze bugetele, astfel încât să favorizeze creșterea profitului.
Dacă pontajul este un subiect pe care încă îl tatonezi și cauți o strategie pentru a-l implementa cu succes, îți recomandăm să începi lectura cu acest articol.
Ca să poți transforma înregistrarea orelor lucrate într-o rutină ușoară, este important ca time-tracker-ul ales să-ți permită și pontajul direct pe smartphone.
Cum te ajută pontajul direct de pe telefon
În multe moduri. Îți oferim doar 3 argumente, pentru început:
- Este accesibil oricând și de oriunde, astfel încât te ajută să fii consecvent cu un acest obicei de productivitate.
- Ca lider cu o agendă plină, te ține curent cu activitățile echipei, chiar și în deplasări sau oricând ai doar câteva minute la dispoziție.
- Te ajută să menții o cultură organizațională transparentă și încurajează programul flexibil și libertatea în gestionarea programului.
Aplicația mobilă de pontaj Tassis
Tassis este un asistent complet de management al timpului, activităților și proiectelor, cu multiple funcționalități dedicate managerilor și personalului de resurse umane.
Aplicația mobilă Tassis conține o selecție a funcționalităților-cheie prezente în versiunea de desktop, într-o interfață prietenoasă și intuitivă.
În aplicație se pot întregistra 3 categorii de useri: Administrator, Lider de echipă, Angajat , fiecare având alocate funcționalitățile de care are nevoie. Iată care sunt beneficiile practice pe care ți le oferă utilizarea aplicației mobile Tassis, în funcție de rolul tău în companie.
Ești administrator sau lider de echipă
Delegi activități către echipă
Menține proiectele în mișcare și atribuie task-uri chiar și atunci când nu ești la birou sau În modulul Activități ai posibilitatea să creezi sarcini noi, pe care să le aloci unuia sau mai multor angajați, să setezi deadline-ul și proritatea și chiar să oferi indicații specifice, în câmpul de comentarii.
Gestionezi oricând pontajele angajaților
La final de zi, îți va lua doar câteva minute să faci un review al pontajelor înregistrate de colegi. În modulul Pontaje vei găsi toate înregistrările angajaților, pe care ai opțiunea de a le accepta sau a le refuza, de la caz la caz.
Prelucrezi fără birocrație cererile de concediu
Aplicația te ajută inclusiv să simplifici procesele de HR. Funcția Concedii îți permite să verifici solicitările de zile libere din partea angajaților, pe care le poți refuza sau accepta printr-un singur click.
Adaugi utilizatori noi
A sosit un membru nou în echipă? Îi poți trimite o invitație de înrolare pentru a începe să ponteze, atribuindu-i direct rolul (lider/utilizator normal), liderul căruia raportează și norma de lucru agreată. Ulterior, acesta va primi pe email link-ul de înregistrare și poate începe să folosească aplicația.
Ești în controlul echipelor distribuite
Dacă în compania ta angajații au program flexibil, care combină munca la sediu cu cea remote și/sau la sediul clienților, vei găsi foarte utilă funcția de geofencing.
Pentru a o folosi, este nevoie să setezi (în versiunea de desktop) locațiile de lucru – prin selecția exactă a adresei pe hartă și a razei de acoperire – și să activezi funcția de locație pontaj pentru respectivii angajați.
Odată activată, pornirea și oprirea pontajului prin intermediul aplicației mobile va fi condiționată de locația în care se află angajatul.
Vizualizezi activitatea echipelor de teren
Dacă, în schimb, specificul companiei presupune activitate de teren, îți recomandăm să activezi funcția de geotracking pentru fiecare agent, folosind versiunea desktop a aplicației Tassis.
După activare, traseul parcurs de angajat este înregistrat atunci când folosește pontajul pe telefonul mobil și poate fi vizualizat în aplicație.
Vizualizezi progresul angajaților
În modulul Statistici, situat în partea inferioară a ecranului, ai un tool rapid de evaluare a activității angajaților, care se dovedește a fi valoros atunci când vrei, de exemplu, să știi la ce proiecte au lucrat membrii echipei.
Totodată, poți verifica pentru fiecare utilizator orele lucrate, orele suplimentare și orele de concediu – informații care te vor ghida inclusiv în prelucrarea cererilor de concediu.
Ești angajat
Îți înregistrezi orele lucrate
Pontajul efortului zilnic se realizează prin simpla apăsare a butonului start pontaj și a selecției locului din care îți desfășori activitatea: de la sediu, de acasă sau de la client.
Îți recomandăm să selectezi proiectul și activitatea la care lucrezi la începutul pontajului, însă dacă omiți acest pas, va trebui oricum să-l parcurgi la final, în momentul în care oprești timerul.
Poți să-ți verifici în orice moment istoricul pontajelor – toate intrările și detaliile aferente: de unde ai lucrat, cât, când ai început, când ai terminat.
Rămâi organizat oriunde și oricând
Fie că mergi în alt birou să te consulți cu un coleg, ieși pe teren sau ai o ședință la sediul clientului, este cert că nu toate activitățile unei zile se petrec în fața laptopului.
Uneori ești în mișcare, iar aplicația mobilă de ajută să-ți păstrezi disciplina pontajului și să fii sigur că tot efortul tău este contorizat.
Transmiți raportul activităților rapid
Îți poți ilustra efortul depus într-un proiect adăugând fotografii și printscreen-uri sau poți lăsa observații în câmpul de comentarii, pentru a fi parcurse de liderul de echipă sau de manager.
Ești mereu în temă cu sarcinile de serviciu
Vrei să-ți organizezi lista de task-uri? Îți recomandăm să consulți pagina Activități, unde vei găsi toate sarcinile care îți sunt alocate și informațiile esențiale: când e deadline-ul, cât de prioritar este task-ul, cine ți l-a alocat.
Iar dacă ai neclarități, ai la îndemână inclusiv un buton de apelare a coordonatorului de proiect.
Soliciți mai ușor cereri de concediu
Vrei o pauză dar amâni să discuți cu managerul pentru că nu găsești timp să printezi și să completezi cererea de concediu sau nu știi dacă mai ai zile neconsumate? Poți proceda altfel.
Prin funcția adaugă concediu, în Tassis vizualizezi în timp real cum stai cu zilele de concediu, selectezi intervalul dorit și tipul concediului (de odihnă, medical, recuperare ș.a.), iar managerul va primi notificare pentru aprobare.
Ești la curent cu situația orelor lucrate
În modulul Statistici ai posibilitatea să vezi cum stai cu orele de lucru: dacă ești în grafic în raport cu norma lunară sau dacă ai efectuat ore suplimentare pentru care să soliciți timp liber ori plata, în funcție de politica firmei.
Te invităm să descarci aplicația de pontaj Tassis din Google Play sau AppStore.
Ghidul de utilizare este disponibil aici, iar dacă ai și alte întrebări, așteptăm cu interes întrebările tale!