Să fii managerul unei echipe care funcționeză de la distanță cu siguranță nu este de fiecare dată o situație ușor de gestionat. Din fericire, avem suficiente resurse la îndemână pentru a transforma provocările aduse de munca de la distanță în oportunități.
Consultanții Tassis propun mai jos câteva sugestii care te vor ajuta să gestionezi mai bine echipele aflate la distanță, astfel încât să poți optimiza atât productivitatea, cât și satisfacția angajaților tăi.
1. Alege un mediu de comunicare plăcut de utilizat, pe care să îl folosească toți membrii organizației
Cu toate că rămâne o metodă de comunicare indispensabilă în mediul de business, email-ul nu este întotdeauna cel mai eficient mijloc de comunicare. Mai ales când ai nevoie de un răspuns prompt sau clarificări, fără să pierzi zeci de minute într-un thread interminabil.
Soluție: Apelează la tool-uri precum Slack, cu funcționalități de chat, canale de discuție organizate pe grupuri de proiect, departamente sau interese, file sharing rapid și integrare cu alte aplicații.
Mai mult, poți organiza videoconferințele pe o singură platformă și stabili o frecvență regulată a acestora, pentru a le permite colegilor să se organizeze din timp. Ori de câte ori setezi în orar o ședință, stabilește și agenda de discuție, pentru ca întâlnirile să fie cu adevărat utile.
2. Asigură-te că angajații tăi dispun de infrastructura potrivită
Dacă membrii echipei remote lucrează de pe laptopurile personale, e timpul pentru o schimbare. Nu doar pentru că delimitarea dintre viață și muncă este afectată, însă intervin în discuție și performanța terminalului, și securitatea datelor companiei.
Soluție: O soluție potrivită chiar și pentru o companie mică este un contract cu o firmă care închiriază laptopuri, camere web și alte device-uri.
Nu uita de partea software. Departamentul IT (intern sau externalizat) trebuie să instaleze pe fiecare laptop remote o rețea VPN, firewall, programe pentru acces de la distanță (tip TeamViewer), tool-uri office și orice alte programe specializate necesare activității.
3. Pune la dispoziție un spațiu cloud pentru lucru colaborativ și partajare de fișiere
Când toată lumea se află în același spațiu, e mai ușor să cerem feedback verbal sau să apelăm la ajutorul colegilor pentru a găsi documentele de care avem nevoie.
Dar când echipa este la distanță, angajații au nevoie de un spațiu virtual intuitiv.
Soluție: Simplifică flow-ul alegând un spațiu cloud precum Google Drive, Microsoft 365 sau Dropbox, unde să puteți partaja fișiere în condiții de securitate și să interveniți asupra lor în timp real.
4. Creează o hartă a proiectelor și task-urilor
Poate că înainte era mai comod să păstrați evidența proiectelor și a responsabililor pe un whiteboard sau în agendă, însă într-o echipă hibridă, confuzia asupra responsabilităților fiecăruia se poate instala rapid.
Pentru ca echipa ta să se simtă motivată și responsabilizată de la distanță, este necesar ca fiecare angajat să știe ce are de făcut, când trebuie să livreze și la cine poate apela pentru îndrumare.
Soluția: Alege un program online de project management cu o interfață prietenoasă.
Te va ajuta să ai o evidență clară a clienților și a proiectelor, să vezi gradul de încărcare a colegilor, să aloci deadline-uri și să urmărești îndeplinirea task-urilor.
5. Pune la punct o modalitate de monitorizare a orelor lucrate
Acasă e mai ușor să pierdem noțiunea timpului, să lucrăm peste program sau să nu ne luăm suficiente pauze. Pe de altă parte, unii angajați au descoperit în pandemie că lucrează mai bine după un program atipic. Pentru că nu este obigatoriu când lucrezi, ci contează ca sarcinile să fie îndeplinite la timp, iar rezultatele să nu întârzie să apară.
Soluția: Clarifică programul de lucru agreat de fiecare parte și adoptă un time tracker.
Când monitorizezi orele lucrate, ai o imagine clară despre implicarea angajaților tăi și volumul investit în diverse activități. Iar echipa primește un imbold în plus de a fi productivă și de a-și respecta angajamentele, pentru a nu recupera în timpul liber.
6. Nu uita de teambuilding
Acest cuvânt ne trimite cu gândul la excursii și exerciții de grup, dar în realitate, poate însemna inclusiv o porție bună de râs împreună sau o discuție despre hobby-uri și ce am făcut în weekend. Pentru a construi relații profesionale trainice, coechipierii au nevoie să se cunoască și să se simtă conectați. Totodată, discuțiile off-topic regulate îi ajută să se simtă mai implicați în misiunea companiei.
Soluție: Fă loc în agendă pentru call-uri regulate, pentru întâlniri 1:1 și întâlniri relaxante de echipă și încurajează folosirea canalele de discuție informale pe Slack, pentru pauze.
Să muncim inteligent și transparent e o parte importantă a filosofiei noastre.
Tassis este un tool multifuncțional care îți permite să organizezi mai bine echipa și să fii la curent cu status-ul proiectelor companiei. Poți vedea la ce lucrează fiecare angajat și cât timp alocă task-urilor, iar angajații au la îndemână un sistem practic de pontaj al orelor de muncă.
E simplu să vă consultați reciproc calendarele și disponibilitatea și în plus, vă puteți împărtăși fișiere utile.Descoperă toate funcționalitățile cu un demo gratuit.